GMP文件制定管理规程
一.目的：为保证各种GMP文件制定的标准化、系统性、准确性和严肃性，规范GMP文件制定行为，强化文件管理，特制定本规程。
二.范围：适用于公司所有GMP文件的制定。
三.职责：GMP文件制定有关人员对实施本规程负责，各部门负责人负责监督检查，质量部负责人负责抽查执行情况。
四.内容：
1.参与文件制定人员的要求
1.1起草人员
1.1.1经GMP学习和培训，熟悉GMP的要求；
1.1.2熟悉本专业的技术和管理，实践经验丰富；
1.1.3掌握文件撰写基本要求。
1.2审核人员
1.2.1经GMP学习和培训，熟悉、掌握GMP的要求；
1.2.2熟悉本专业的技术要求和管理要求，敢于管理、善于协调；
1.2.3掌握文件制定的要求；
1.2.4有能力对文件的内容和形式审查结果负责。
1.3批准人
1.3.1经GMP学习、培训及其他相关学习、培训，熟悉、掌握GMP要求；
1.3.2具权威性，有平衡、协调能力；
1.3.3具有产品质量高标准及持续改进的观念；
1.3.4具有规范化、标准化、科学化管理的概念和不断提高管理水平的观念。
2.文件制定规程
2.1命题及编号
2.2.1 任何人均可以提出制定（或修订）文件的建议，并给予文件名称。文件名称应简明、确切地反映文件的主题和特征，并与其它类似的文件相区别；
2.2.2 经质量部审核同意制定文件并指定负责部门、经办人等；
2.2.3 按文件分类编号管理规程(SMP-FM004-00)的有关规定进行文件编号及登记。
2.2文件的起草
2.2.1起草人原则上是文件使用部门的人；
2.2.2编制标准类文件的基本要求：
（1）合法性：符合医药行业有关法律，法规、法令及GMP的要求，这是最基本的要求；
（2）可操作性：适合企业的实际情况，企业经过努力可以达到的；
（3）规范性：文字用语要规范、简明、确切、易懂，避免用含糊的词，编写顺序有逻辑性；
（4）文件标题应能清楚地说明文件的性质；
（5）统一性：表头、术语、符号、编号、尺寸、打印字体等格式要统一，文件与文件之间相关内容要统一；
（6）追踪性：可反映文件变更的各个过程；
（7）改进性：不断完善、健全文件系统，定期对文件进行复审、修订。
2.2.3 设计记录的注意点：
（1）一致性：记录的内容与标准相一致，关键数据一定要在记录中反映出来。
（2）合理性：根据填写数据的字数预留足够位置；根据操作规程的先后，安排填写数据。
（3）负责性：每项操作均需有操作者签名，操作结束后应由操作负责人复核确认并签注姓名，关键操作还应有质量管理人员核对并签名。
（4）明示性：可将部分记录设计成标准操作规程与记录相结合的形式，以利作业人员掌握操作要领。
2.3文件编制内容
2.3.1产品生产工艺规程编制内容
2.3.1.1生产处方
（1）产品名称和产品代码；
（2）产品剂型、规格和标准批量；
（3）所用原辅料清单（包括生产过程中可能消失、不在成品中出现的物料），阐明每一物料的指定名称、唯一的代码和用量；如原辅料的用量需要折算时，还应说明计算方法；
（4）原辅料的质量标准和储存注意事项；
（5）处方依据。
2.3.1.2简要生产工艺流程及工艺流程图
2.3.1.3生产操作要求
（1）对生产场所和所用主要设备的说明（如操作间的位置和编号、洁净度级别、必要的温湿度要求、设备型号和编号等）；
（2）关键设备的准备所采用的方法（如清洗、组装、校准、灭菌等）或相应操作规程编号；
（3）详细的生产步骤说明（如物料的核对、预处理、加入物料的顺序、混合时间、温度等）；
（4）所有中间控制方法及合格标准；
（5）预期的最终产量限度，必要时，还应说明中间产品的产量限度，以及物料平衡计算方法和限度；
（6）待包装产品、内包装材料（复合膜）的贮存要求；
（7）需要说明的特别注意事项。
2.3.1.4包装操作要求
（1）包装规格；
（2）标准批量所需全部包装材料的完整清单，包括包装材料的名称、数量、规格、类型以及与质量标准有关的每一包装材料的代码；
（3）印刷包装材料的实样或复制品，以及标明产品批号、有效期等打印位置的样张；
（4）需要说明的特别注意事项，包括对生产区和设备进行的检查，在包装操作开始前，确认包装生产线的清场已经完成等；
（5）包装操作步骤的说明，包括重要的辅助性操作条件和所用设备的注意事项、包装材料使用前的核对；
（6）中间控制的详细操作，包括取样方法及合格标准；
（7）待包装产品、印刷包装材料的物料平衡计算方法和限度。
2.3.1.5批物料平衡计算方法和限度
2.3.1.6本产品工艺过程中所需的SOP名称及要求
2.3.1.7需要验证的关键工序及其工艺验证的具体要求
2.3.1.8质量控制要点
2.3.1.9技术安全及劳动保护
2.3.1.10附录
2.3.2原辅料、内包材质量标准编制内容
2.3.2.1物料名称和物料代码；
2.3.2.2质量标准依据及其编号；
2.3.2.3取样、检验方法相关规程编号；
2.3.2.4定性和定量的限度要求；
2.3.2.5贮存条件和注意事项；
2.3.2.6有效期或复检期；
2.3.2.7经批准的供应商。
2.3.3外包装材料质量标准编制内容
2.3.3.1物料名称和物料代码；
2.3.3.2质量标准依据及其编号；
2.3.3.3取样、检验方法相关规程编号；
2.3.3.4定性和定量的限度要求；
2.3.3.5印刷包装材料样张；
2.3.3.6贮存条件和注意事项；
2.3.3.7复验前的最长贮存期。
2.3.4中间产品质量标准编制内容
2.3.4.1中间产品名称和代号；
2.3.4.2质量标准依据及其编号；
2.3.4.3取样、检验方法相关规程编号；
2.3.4.4定性和定量的限度要求；
2.3.4.5中间产品贮存要求和贮存期限。
2.3.5成品质量标准编制内容
2.3.5.1产品名称和产品代码；
2.3.5.2质量标准依据及其编号；
2.3.5.3产品形式和包装；
2.3.5.4取样、检验方法相关规程编号；
2.3.5.5定性和定量的限度要求；
2.3.5.6贮存条件和注意事项；
2.3.5.7有效期。
2.3.6验证文件
验证方案等的起草应符合验证有关管理规程的要求。
2.3.7管理标准编制内容
2.3.7.1目的
明确规定标准应起的作用和应达的目标。
2.3.7.2范围
明确规定标准的主题及其所包括的方面，明确指出该标准的使用限制。
2.3.7.3职责
明确各级部门或人员实施此项管理活动的职权、责任。涉及几个部门时，应规定出主管部门、协作部门及相关关系。
2.3.7.4内容
详细规定管理活动涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施与方法。一步步列出开展此项活动的细节，明确输入、转换的各环节和输出的内容，以及如何控制。
2.3.8岗位职责编制内容
2.3.8.1职责范围与要求
明确岗位职责所涉及的范围及应达到的要求。
2.3.8.2责任与权限
明确岗位应承担的责任及应有的权限。
2.3.8.3工作关系
明确岗位隶属关系，便于开展工作。
2.3.8.4素质要求
明确岗位作业人员应具备的素质，以适应GMP和工作的需要。
2.3.8.5检查与考核
明确工作质量检查的依据及考核的方法。
根据岗位职责要求的不同可以有所取舍，但职责范围与要求、责任与权限、检查与考核等应予列入，关键岗位人员的素质要求也应列入，如生产和质量管理企业负责人及部门负责人的素质要求在GMP的有关规定中有明确的要求，应予列入。
2.3.9人员职责编制内容
2.3.9.1职责范围与要求
明确岗位职责所涉及的范围及应达到的要求。
2.3.9.2任职资格
明确担任该职务应具备的条件。
2.3.9.3隶属关系
明确上、下级关系，便于开展工作。
2.3.9.4素质要求
明确岗位作业人员应具备的素质，以适应GMP和工作的需要。
2.3.9.5责任与权限
明确岗位应承担的责任及应有的权限。
2.3.9.6检查与考核
明确工作质量检查的依据及考核的方法。
根据人员职责要求的不同可以有所取舍，但职责范围与要求、责任与权限、检查与考核等应予列入，关键人员的素质要求也应列入，如生产和质量管理企业负责人及部门负责人的素质要求在GMP的有关规定中有明确的要求，应予列入。
2.3.10通用检验操作规程编制内容
2.3.10.1简述
对检验方法的概念、原理、操作进行简单介绍，以使操作人员有一个基本的了解。
2.3.10.2 仪器与用具
（1）对试验中所涉及到的主要仪器与用具一一罗列出来，以便于操作人员使用。当有些仪器设备使用时存在安全问题应指出。
（2）需要校验的仪器，应在校正步骤部分中叙述。
2.3.10.3试药与试液
（1）试剂名称按化学物质的系统命名原则命名，书写全名。
（2）必要时，应规定其储存注意事项和使用期限。
（3）标准溶液、滴定液说明其制备方法、标定方法和浓度，也可以引用已有的相应的标准。
（4）试剂和材料的编排顺序：市售试剂、试液、标准溶液、指示剂、辅助材料（如干燥剂等）。
（5）试剂、标准液、指示剂应说明浓度，浓度的表示方法为百分浓度、摩尔浓度，不能使用当量浓度和ppm。
2.3.10.4操作方法
应准确叙述分析过程中的每一操作步骤，包括所有不可少的预操作在内。分析步骤一般包含：安全措施、试料、空白试验、校正试验、比对试验、测定、工作曲线的绘制。
在某些情况下，还应规定重复测定数等其他内容。
2.3.10.5注意事项
对试验中有关事项作特别说明，以排除试验干扰。
2.3.10.6记录与计算
（1）将试验中需记录的试验数据加以说明；
（2）列出试验结果的计算公式，以便于操作人员准确计算。
2.3.10.7结果与判定
（1）应写明表示结果的方法、计算公式、简化公式、计算式中符号、代号和系数的含义与单位，并指出分析结果要求的小数点后位数。
（2）计算式中符号尽量统一，如：m表示质量；v表示体积；c表示浓度。
一种符号表示不同数值时用脚注区别，如m1,m2,m3…表示不同的数值质量。
（3）精密度
规定分析方法的精密度，不能提供精密度，可规定允许误差。
2.3.10.8制定依据
应在检验操作规程的最后位置或其他位置注明制定的依据，通用检验操作规程的制定依据一般为中国药典2010年版二部或一部，或部颁标准，凡引用的标准均应标注。
2.3.11原、辅、包装材料、中间产品、成品检验操作规程编制内容
2.3.11.1目的
明确制定该标准操作规程的作用和目标。
2.3.11.2范围
明确规定该标准操作规程的主题及其所包括的方面，明确指出该标准的使用限制。
2.3.11.3职责
明确各部门或人员实施此标准操作规程的职权、责任。涉及几个部门时，应规定出主管部门，协作部门及相关关系。
2.3.11.4内容
2.3.11.4.1检品名称和企业内部使用的物料代号；
2.3.11.4.2分子式、分子量（化学原料药检验时需用）。
2.3.11.4.3质量标准编号
质量标准是检验操作规程的制定依据之一，列入后有助于操作者进行比对。
2.3.11.4.4 取样规程编号
物料不同，其取样方法也有可能不一致，在检验操作规程中注明取样规程编号有利于指导取样人员的操作。
2.3.11.4.5 检验项目及操作方法
物料不同，其检验项目及操作方法也不一样，应根据各品种质量标准的要求准确叙述分析过程中的每一操作步骤，包括所有不可少的预操作在内。对部分项目还需列出试验所涉及的仪器与用具、试药与试液等，以便于操作人员具体操作。本条目可参考通用检验操作规程的要求进行编制。
2.3.11.4.6 制定依据
物料操作规程的制定依据一般为法定质量标准，其他引用的标准也应列入。
2.3.12生产作业标准操作规程编制内容
2.3.12.1目的
明确制定该标准操作规程所应起的作用和应达的目标。
2.3.12.2范围
明确规定该标准操作规程的主题及其所包括的方面，明确指出该标准的使用限制。
2.3.12.3职责
明确各级部门或人员实施该标准操作规程的职权、责任。涉及几个部门时，应规定出主管部门、协作部门及相关关系。
2.3.12.4内容
（1）备料
需备料的工序应按照《备料标准操作规程》详细描述备料操作方法，强调称量复核规程，特殊药品的备料还应QA人员现场复核。
（2）生产前检查
包括文件、物料、生产现场等检查，这是每个工序必做的一项工作，应详尽描述该工序生产前检查应涉及的检查内容，并强调将检查记录纳入批生产记录中。
（3）操作过程和方法
应根据作业过程的先后对操作方法进行具体描述，越具体越好。在编写时，可将岗位作业与设备操作结合起来，针对每个工序的不同特点进行具体描述，其内容应涵盖该工序所涉及到的每一项必要的步骤、信息，并应在工艺条件一栏中明确该工序需控制的工艺技术参数、设备参数和中间质量控制条件等。
（4）生产结束
生产结束后最主要的工作为清洁与清场、收得率统计与计算、物料平衡检查、结料、生产记录整理与中间产品交接等。应明确清洁SOP，应列出工序收得率统计与计算和物料平衡计算公式，明确收得率和物料平衡的限度要求及发生偏差、异常情况后的处理方法，明确结退料方法，对批生产记录的填写应提出明确的要求，并强调记录的及时性，对中间产品的交接提出具体的要求。
2.3.13质量监督中间控制、实验室作业、化验仪器使用、维护、设备使用、设备维
护保养、检修、设备清洁、仓储作业、配套辅助岗位作业等标准操作规程编制内容
2.3.13.1目的
明确制定该标准操作规程的作用和目标。
2.3.13.2范围
明确规定该标准操作规程的主题及其所包括的方面，明确指出该标准的使用限制。
2.3.13.3职责
明确各部门或人员实施此标准操作规程的职权、责任。涉及几个部门时，应规定出主管部门，协作部门及相关关系。
2.3.13.4内容
应根据作业的具体特点对操作方法进行具体描述，越具体越好。
2.3.14记录、凭证、报告编制规程
2.3.14.1设计记录的注意点：
（1）一致性：记录的内容与标准相一致，关键数据一定要在记录中反映出来。
（2）合理性：根据填写数据的字数预留足够位置；根据操作规程的先后，安排填写数据。
（3）负责性：每项操作均需有操作者签名，操作结束后应由操作负责人复核确认并签注姓名，关键操作还应有质量管理人员核对并签名。
（4）明示性：可将部分记录设计成标准操作规程与记录相结合的形式，以利作业人员掌握操作要领。
2.3.14.2批生产/包装记录
每批药品均应有相应的批生产记录，以确保可追溯该批药品的生产历史以及与质量有关的情况。
2.3.14.2.1批生产记录的设计
2.3.14.2.1.1批生产记录应依据现行批准的工艺规程的相关内容制订。记录的设计应避免抄录差错。批生产记录的每一页应标注药品的名称、规格和生产批号；
2.3.14.2.1.2批生产记录应能反映药品生产全过程生产和质量的全部作业活动，其内容应包含：
①生产开始前的检查情况，包括设备和工作场所有无上批遗留的产品、文件或与本
批产品生产无关的物料，设备、容器具、计量器具等是否处于已清洁及待用状态，各物料备料情况等；
②主要操作过程及工艺参数：产品名称、规格、批号、投料量，主要工艺参数及实际结果，生产及重要工序作业起止时间，主要工序操作人及负责人签名，产量及物料平衡计算，偏差及异常情况等；
③相关清场记录及内容；
④包装记录还应附上印有批号、有效期等相关内容的标签、说明书、中小盒实样及发放、使用、销毁或退库的数量等。
2.3.14.3记录填写的基本要求：
2.3.14.3.1内容真实，要及时填写，不得提前填写或事后记忆式填写；
2.3.14.3.2字迹清晰、工整，洁净区内统一使用圆珠笔填写；车间汇总审核用签字笔填写；
2.3.14.3.3不得撕毁或任意涂改，如填写发生错误，应在错误处画“一”，在上方填写正确内容，签名并注明日期，画掉部分仍需清晰可辨认，必要时，应说明更改的理由；
2.3.14.3.4品名不得简写，应书写规范通用名称；
2.3.14.3.5生产记录按表格内容填写齐全，不得留有空格。如无内容可填写，可在该项中划一对角下斜线。内容与上项相同时应重复抄写，不得用“"”或“同上”表示；
2.3.14.3.6 操作失误、数据偏移等不得掩盖，应如实填写；
2.3.14.3.7 填写日期一律横写，如：“2014年4月1日”不得写成“04”、“1/4”或“4/1”，应写全。
2.4会稿
文件初稿起草完成后，起草人应将文件初稿交于主管部门负责人组织有关人员进行会稿，并根据会稿人员意见及时对文件进行修改。
2.5文件的审核、批准、复制、分发、培训、执行、保管与归档等均按GMP文件管理规程（SMP-FM001-00）执行。